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现在? 大流行后环境中的技术

 

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全球的商业领袖们现在都在关注在大流行后的环境中重振他们的企业. 毫无疑问,过去的18个月对每个人都是挑战. 但现在, 当组织寻求重组和恢复, 管理人员必须仔细考虑他们组织的技术状态,以及他们应该进行哪些调整和投资,以最大限度地提高组织的成功机会. 这篇文章探讨了领导者应该在他们的清单上名列前茅的几项关键技术.

Remote Work Environments Demand Better Planning

好吧,让我们面对现实吧. 2020年3月,我们被推进了一个几乎没有人能想象到的世界. 在一个星期内, 经理们告诉数百万人收拾好办公桌, 回家, 想办法远程工作, 在许多情况下, 小, 如果有任何, IT部门的协助. Although challenges and failures materialized, 大多数员工都进行了创新,找到了应对挑战的创造性解决方案. 现在, 许多员工至少偶尔会选择远程工作, 现在是时候评估这些环境的状态,看看我们能做什么,也应该做得更好.

这些问题当然包括技术. 我们的团队成员是否拥有最佳的连接和通信带宽? 我们是否充分保护了团队成员的网络连接? 我们是否应该为远程工作人员配备额外的外围设备,例如扫描仪? 但这些类型的问题只是实施远程工作策略的冰山一角.

例如,我们是否解决了家庭办公室的人体工程学等问题? 请记住,即使团队成员在家工作,工人补偿问题仍然存在. 因此,雇主通常必须提供一个安全的工作空间,即使这个工作空间是远程的. 类似的, 我们是否解决了远程工作中涉及非豁免团队成员的潜在加班问题和冲突? 如果非豁免的团队成员每天工作超过8小时或每周工作超过40小时, 一般, 雇主必须支付加班费. 因此,应该使用适当的调度和监视工具.

协作工具是必不可少的

毫无疑问, Microsoft Teams等协作工具的流行, 松弛, Zoho连接, 和谷歌工作区使团队成员之间的交流和文档共享变得更加容易. 随着疫情的爆发,这些平台的使用几乎在一夜之间爆发了——微软, 例如, 从2020年3月到6月,团队使用量增长了894%. 现在团队成员已经习惯了这些平台, 是时候利用它们来提高生产力,同时在数据控制上取得适当的平衡了. 例如, 我们应该确保团队成员知道如何利用多用户, 同时与标准文档类型,如Excel, 词, 和演示文稿. 另外, 我们需要防止在协作平台中存储冗余的数据文件副本.  如果使用得当, 这些工具提高了工作效率, 但如果使用不当,它们可能成为管理者的噩梦.

安全问题继续扩散

大流行期间观察到的一个显著趋势是网络钓鱼攻击的激增. 许多安全专业人士认为,这些攻击之所以增多,是因为作案者试图利用不太安全的家庭网络. 这些专业人士中的大多数都同意,在可预见的未来,各种规模和类型的组织都将继续受到安全攻击的困扰. 因此,在所有组织中,安全都需要是最重要的考虑因素.

您应该考虑实施的关键安全措施的例子包括:

  • 使用密码管理工具;
  • 零信任安全模型的实现
  • 确保不断更新操作系统和应用程序;
  • 利用一切机会加密数据;
  • 持续备份数据,并定期测试备份;
  • Maintaining physical control of all devices; and
  • 使用移动设备管理软件.

考虑实施创新工具

当然, 创新提供了不断扩大的技术工具清单,以提高生产力和效率. 其中一些工具可以在日常应用程序中找到,比如Excel. 例如, Excel的Power Query功能提供了非凡的功能,可以将数据链接到Excel中,并创建转换来清理数据,使其更有用. 然而,很少有Excel用户利用这个功能. 我们日常使用的其他应用程序中也经常出现类似的提高生产率的功能.

除了熟悉的应用程序中的新功能之外, 我们应该考虑到新技术的潜在积极影响. 例如, 您和您的组织在自动化工作流和审批流程方面处于什么位置? 你知道吗,你可以通过使用Power automation来做到这一点, 这一解决方案已经在许多Microsoft 365/Office 365订阅中可用? 与电力自动化, 您可以创建一个自定义工作流和审批流程,以方便自动化审批流程.

同样的, 您是否考虑过可以增强您的会计解决方案的不断增长的第三方应用程序列表? 从电子商务整合到文件管理,再到增强财务报告, 第三方解决方案几乎适用于目前使用的每一个会计应用程序和服务. 这些工具提供了会计应用程序中没有的功能和特性,并消除了死记硬背, 手工过程经常作为权宜之计实施. 因此,它们可以对生产力产生巨大的积极影响.

另一项值得考虑的创新技术是Liscio, 一个以客户为中心的协作工具. 而不是使用电子邮件来请求文件, 您可以在Liscio平台中轻松地请求文档, 客户可以安全地将这些文件提供给您. 此外, 私人信息, 任务跟踪, 平台中也提供了esignsignature功能. Liscio让会计师事务所很容易, 抵押贷款发放者, 律师事务所, 以及类似的组织与他们的客户互动,并提供优质的服务.

培训比以往任何时候都更加重要

当然, 如果团队成员不知道如何有效地使用这些技术,那么上面提到的技术都不会提供所承诺的好处. 比以往任何时候都更, 培训是所有类型的企业在大流行后环境中实现其目标的关键驱动因素. 大流行后规划的一个重要组成部分应该致力于确保团队成员能够获得在大流行后工作场所有效工作所需的学习选项. 团队成员可能会选择参加正式的培训课程——基于网络的或面对面的——或者他们可能会利用非正式的“午餐和学习”环境. 很可能,许多人将参与这两种交付方法. 在安排培训选项时, 一个关键的考虑是不要假设团队成员对常用的应用程序——Excel和Adobe Acrobat都很熟练, 例如,正如许多人所相信的那样. 在这些应用程序中工作时,许多团队成员继续依赖“蛮力”方法, 尽管更新的功能可以让它们更有效地工作, 准确地, 和安全.

Summary

毫无疑问, 大流行后的工作环境将不同于过去, 就像我们的工作环境在个人电脑广泛使用后发生了巨大的变化一样. 其中一些变化将是文化性质的——社会距离, 作为一个例证——但很多是技术性的. 例如, 远程工作环境, 协作工具, 解决安全风险, 利用新种类的创新工具都利用了不断改进的技术世界. 当你将这些类型的工具——以及其他肯定会出现的工具——与适当的培训相结合时, 你们确实在为大流行后环境中的组织成功奠定基础. 最好的运气 当你计划在大流行后的环境中取得成功时!

您将如何利用未来的技术来满足组织日益增长的需求? 了解如何利用协同训练和趋势技术在即将到来的BB电子 技术会议.


Tommy是K2 Enterprises的股东之一. 在K2, Tommy专注于创建和交付内容,并负责公司的许多管理和营销职能. 你可以在……找到他 tommy@k2e.com, and you may learn more about K2 Enterprises at www.k2e.com.

来源:K2企业

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